quarta-feira, 4 de março de 2009

Power Point: a mídia nas apresentações

Além dos meios convencionais de comunicação, as empresas precisam ficar atentas à qualidade das apresentações corporativas. A Soap, dos empresários João Galvão de Souza e Eduardo Cury Adas, já organizou cerca de três mil apresentações com uso adequado do Power Point para 400 empresas, entre as quais a Vivo, Vale, DM9DDB, Nokia e Pão de Açúcar.
A especialização no segmento transformou a Soap em bechmarking internacional. Com escritório em Portugal, a Soap participa pela segunda vez do VizThink, este ano ano de 22 a 27 deste mês em San José, na Califórnia. O evento trabalha a melhor utilização dos recursos visuais em simples esboços às complexas apresentações em convenções empresariais.
“Apresentação depende de desempenho e conteúdo. Estes fatores, aliados à comunicação visual, transformam as ferramentas tecnológicas em uma arma poderosa no mundo dos negócios. Mas o foco está na pessoa, no apresentador. Ele utiliza o Power Point como suporte e não como elemento mais importante. Culpar o Power Point é a mesma coisa que culpar a televisão por um filme ruim. Absolvemos o Power Point e responsabilizamos o autor”, argumenta João Galvão de Souza. Na sua avaliação, as apresentações corporativas são cruciais para desenvolvimento de negócios. Confira os principais trechos da sua entrevista ao Propmark.
O que é crucial, e muitas vezes não praticado, em uma apresentação corporativa?Existem muito pontos que não são praticados ou levados em consideração no momento em que empresas e profissionais fazem suas apresentações corporativas. Excesso de bullet points, efeitos e recursos musicais no PowerPoint, o não conhecimento da audiência para a qual a apresentação será exposta, a falta de treino do apresentador/executivo e até mesmo o não conhecimento daquilo que foi preparado no PowerPoint para a apresentação são alguns dos erros mais comuns e que, na maioria dos casos, comprometem o resultado final do encontro. Ou seja, muitas vezes a empresa ou profissional tem algo muito interessante a contar, mas não se faz compreender. Consequentemente, negócios não são gerados. Porém, o principal erro é a falta de um roteiro.
Defendemos que apresentação é a arte de contar histórias. Só assim se conquista a audiência do início ao fim da apresentação e, por conseqüência, aumenta-se a chance de a audiência aderir à idéia proposta. Portanto, uma boa apresentação depende do bom equilíbrio entre desempenho e conteúdo. Estes fatores, aliados à comunicação visual, transformam as ferramentas tecnológicas em uma arma poderosa no mundo dos negócios. Porém, por algum motivo, a maioria das pessoas perde 50% do QI quando se deparam com uma apresentação em PowerPoint. Por isso, dizemos que o trabalho da Soap é ajudar empresas e profissionais a marcarem um segundo encontro.

Apesar das empresas de eventos estarem na crista da onda no Brasil, o que elas precisam saber para ter um produto mais eficaz?Muitas empresas precisam transmitir aos seus funcionários ou principais clientes, por exemplo, novas diretrizes, novos valores, apresentar um novo produto ou um novo serviço. Como fazer para em um curto espaço de tempo transmitir tudo isso às dezenas ou centenas de funcionários? Por meio de uma convenção, é claro. Escolhe-se então um resort paradisíaco e são reservados alguns dias da semana para o desafio. Os profissionais passam horas dentro das salas de convenções assistindo às inúmeras apresentações e, por algum motivo, em vez de se envolverem com as palestras, contam no relógio as horas para os momentos de folga. Aguardam ansiosos a programação final, que muitas vezes é reservada um show de humor, ou de uma banda de sucesso... Todos voltam para casa e sempre se recordam dos momentos de descontração durante a convenção. Mas por que não se lembram ou aplicam no dia-a-dia as novas diretrizes? Por que não entenderam a mensagem principal e acharam enfadonhas as palestras do presidente e do diretor de vendas?Não se pode culpar o modelo, que sem dúvida é uma ótima estratégia para integrar uma equipe e transmitir novas mensagens. O problema está na forma como são construídas as apresentações, que na maioria das vezes acabam se tornando muito chatas. Mas de quem é a culpa das apresentações chatas? Culpar o Power Point é a mesma coisa que culpar a televisão por um filme ruim. Absolvemos o Power Point e responsabilizamos o autor. Mais uma vez, o grande problema das apresentações corporativas está no amadorismo como são desenvolvidas e na falta de importância destinada a uma das principais ferramentas utilizadas no momento decisivo no mundo dos negócios: o convencimento e a compreensão do público em relação à idéia exposta.
Qual a sua avaliação sobre investimentos em marketing e publicidade realizados no Brasil?As empresas de modo geral se comunicam muito bem em diversas mídias por meio de ferramentas como publicidade, propaganda, relações públicas, eventos etc. Porém, é preciso entender também que cada vez mais se torna necessário os investimentos em novas ferramentas, que surgem para facilitar a comunicação em locais e momentos nos quais as tradicionais ferramentas não têm alcance. Exemplo disso são as apresentações desenvolvidas pela Soap, que hoje têm como plataforma tecnológica o PowerPoint. Elas são utilizadas nos momentos de negociação, por exemplo, quando os executivos de diferentes empresas estão frente a frente discutindo um projeto. Neste caso, além de criarmos uma ferramenta que tem auxiliado centenas de empresas e profissionais no mundo dos negócios, acabamos criando também uma nova mídia!
Pode explicar o que é comunicação P2P?É a comunicação person-to-person, muito comum no mundo corporativo, na qual a postura do apresentador, o discurso e o material de apoio buscam atingir cada indivíduo presente na platéia. Compreende todos os recursos utilizados nos momentos em que, como dito nas respostas acima, os profissionais encontram-se frente a frente em reuniões, palestras, etc... Qual a importância para o mundo corporativo do VizThink?É importante destacar que a conferência “VizThink North America 2009” é promovida pela VizThink. Fundada em julho de 2007 por Dave Gray, presidente da consultoria americana Xplane, consiste em uma organização dedicada à promoção do “visual thinking” em todo o mundo. Para isso, além de eventos, seminários, encontros e outros eventos, também promove e mantêm na internet uma comunidade global de pensadores visuais. Reúne “visual thinkers” de todas as partes do mundo para promover networking, dividir conhecimentos e inspirar os apaixonados pelo pensamento visual. Outras informações podem ser encontradas em www.vizthink.com.Mais do que patrocinar a conferência e buscar ampliar o nosso know how no assunto, temos como objetivo ampliar a nossa atuação internacional. Em pouco mais de cinco anos de história, desenvolvemos mais de três mil apresentações corporativas para cerca de 400 empresas dos mais diferentes segmentos, grande parte delas posicionadas entre as maiores do Brasil. Rompemos as fronteiras e passamos a atender também importantes empresas em outros países, principalmente em Portugal, o que nos exigiu abrir um escritório em Lisboa em novembro do ano passado. Agora, teremos uma participação estratégica no VizThink deste ano buscando não somente ampliar nosso conhecimento no assunto, trazendo novas tecnologias e idéias para serem aplicadas no nosso produto e compartilhadas com nossos clientes. Buscamos principalmente consolidar internacionalmente a nossa marca, estabelecendo parcerias para divulgar o nosso trabalho em outros países. Afinal, o evento representa uma oportunidade única, pois reúne os maiores nomes em visual thinking e atrai empresas e profissionais dos quatro cantos do mundo interessados em uma melhor aplicação do pensamento visual no seu dia-a-dia de trabalho, como em brainstormings, planejamentos, desenho de produtos, geração de idéias e planejamentos. E nós podemos dar uma grande contribuição no que diz respeito às apresentações corporativas.
O que é o chamado pensamento visual?Entende-se por “visual thinking” o uso dos mais diferentes tipos de recursos visuais na comunicação ou no ensino, de simples esboços às complexas apresentações, passando por ilustração, fotografia, design, pintura, entre outros inúmeros recursos. Em resumo, a inteligente aplicação e exploração dos recursos visuais para uma comunicação mais objetiva e eficiente. Parafraseando e ampliando o famoso ditado, “Um recurso visual vale mais que mil palavras”.
Ele é difundido no Brasil?A utilização dos recursos visuais está amplamente difundida no Brasil nos mais diferentes segmentos. Estivemos presentes na primeira edição desta conferência, que aconteceu em 2008 em Berlin, e ficamos impressionados com a quantidade de especializações dentro do pensamento visual e como isto realmente pode ser aplicado em várias áreas. Portanto, temos muito que aprender com os pesquisadores, estudiosos e acadêmicos no assunto. Eles aprofundam muito o tema. Escrevem, publicam e compartilham o conhecimento, o que é ótimo pra nós. Também estamos muito longe no que se refere à discussão do tema. Um exemplo é a própria participação brasileira no VizThink este ano. Somos os únicos brasileiros a participar do evento e também fomos os únicos “brazucas” a participar da primeira edição, realizada no ano passado. Como o pensamento visual pode interferir no mundo dos negócios?Facilitando os processos de comunicação nos mais diferentes momentos. Ou seja, contribuindo na exposição de uma idéia, conceito, projeto, produto, serviço etc. para os diferentes públicos de interesse. Mais do que isso, contribuindo não só com a compreensão da audiência, mas principalmente pela sua adesão àquilo que foi exposto e proposto. A habitual competitividade e corre-corre do mundo corporativo têm feito com que as empresas encontrem cada vez mais dificuldades em conseguir uma oportunidade para se apresentar a um prospect, estabelecer novas parcerias, convencer os clientes de novos projetos e até mesmo disseminar novas estratégias e diretrizes entre seus funcionários. Ou seja, está cada vez mais difícil encontrar uma oportunidade para “vender o peixe”. A situação ficou ainda pior com a chegada da crise, que fechou as torneiras dos investimentos. Por isso, aqueles poucos minutos que as empresas conseguem para serem ouvidas têm se tornado cada vez mais precioso. Mas a questão é: as empresas realmente têm conseguido ser objetivas? Têm se preparado corretamente para as apresentações a fim de conquistar a audiência? Por que passam meses desenvolvendo um projeto inovador e quando estão frente a frente com o seu cliente ou prospect não obtêm sucesso?
Qual o formato da Soap?Resumidamente, a Soap é uma empresa brasileira que criou um modelo de negócios inovador - e único em todo o mundo – ao se especializar em apresentações corporativas de alta performance. Hoje, em pouco mais de cinco anos de atividade, se transformou em um benchmarking mundial no assunto. Conceitualmente, o trabalho que desenvolvemos ajuda as empresas nos momentos de negociação. Ou seja, ajuda empresas e profissionais a transmitirem suas idéias, projetos, produtos e serviços, surpreendendo e conquistando suas audiências com conteúdo e forma diferenciados. E o PowerPoint é a plataforma tecnológica que utilizamos na construção das apresentações.Em apenas cinco anos de história, a Soap já criou mais de três mil apresentações para cerca de 400 empresas. Entre elas Vivo, Telefônica, Microsoft, Companhia Vale, Petrobras, AmBev, Bradesco, ABN Amro Bank, Nokia, Grupo Pão de Açúcar e DM9DDB.
A idéia surgiu quando eu e meu sócio atuávamos como consultores. Descobrimos que as empresas se comunicam muito bem em algumas mídias, mas, no momento decisivo, em que os profissionais se encontram frente a frente com o cliente numa sala de reunião para fazer uma grande venda, transmitir uma idéia ou fechar um grande negócio fazendo o uso do Power Point, existe um grande amadorismo. São raros os casos em que as apresentações corporativas são elaboradas de maneira profissional. Constatamos a falta de importância destinada a uma das principais ferramentas utilizadas no momento decisivo no mundo dos negócios: o convencimento e a compreensão do público em relação à idéia exposta. O desenvolvimento do material de apoio acaba, muitas vezes, sendo destinado a pessoas que não dominam o assunto ou não conhecem a audiência para a qual será exposto, como estagiários ou secretárias. Assim, todo o esforço da negociação pode acarretar em um resultado não satisfatório.
Como dito anteriormente, uma boa apresentação depende de desempenho e conteúdo. Estes fatores, aliados à comunicação visual, transformam as ferramentas tecnológicas em uma arma poderosa no mundo dos negócios. Mas o foco está na pessoa, no apresentador. Ele utiliza o Power Point como suporte e não como o elemento mais importante da apresentação. O apresentador e o material de apoio formam uma dupla. Este é o diferencial.

Por Paulo Macedo
Fonte: PropMark (www.propmark.com.br)03/03/2009

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